Référent du Bureau d’information touristique de Narbonne – C.D.I. (h/f)

L’EPIC OFFICE DE TOURISME DE LA COTE DU MIDI, 26 collaborateurs permanents, qui exerce à ce jour sa compétence sur 35 communes de l’Agglomération du Grand Narbonne (125 000 habitants), recrute le référent d’accueil du Bureau d’Information Touristique de Narbonne.

Date de prise de poste : dès que possible

Finalité du poste :

Encadrer l’équipe du Bureau d’Information Touristique de Narbonne et de son antenne saisonnière de Narbonne-Plage, et assurer la bonne tenue des sites.

Satisfaire le visiteur, répondre à sa demande et prescrire la destination en offrant un accueil et un service de qualité.

Appliquer et faire appliquer à l’accueil la stratégie de commercialisation, de promotion et d’accueil de l’Office de Tourisme de la Côte du Midi.

Le positionnement du poste (extrait organigramme) :

Positionnement hiérarchique : 
Sous l’autorité directe de la Responsable du pôle Relations Clients, du Directeur Général, et de la Directrice Adjointe.  

Relations internes : avec tous les membres de l’Office de Tourisme.

Relations externes : les organismes de certification et les instances de labellisation,  les prestataires et fournisseurs, les clients, les partenaires, les socioprofessionnels et adhérents, mairies, agglo et autres collectivités, réseau des OT, CDT/CRT,…

Mission n°1 : Référent du bureau d’information touristique Narbonne

• Veille au bon fonctionnement des BIT conformément aux objectifs fixés avec le responsable du Pôle Accueil
• Encadre, forme, anime et motive les équipes : effectif permanent, saisonniers, stagiaires
• Elabore les plannings de ses Bureaux d’Information Touristique
• Elabore la feuille de route des membres de l’équipe afin de permettre une meilleure organisation du travail
• et garantir un suivi en vue de leur réalisation (y compris la boutique) ;
• Organise l’activité journalière des membres de l’équipe (tâches journalières) et en garantir l’accomplissement
• Observe et analyse les attentes et les comportements des visiteurs et communique les informations au responsable du Pôle Relations Clients
• Est le référent de la relation avec les socioprofessionnels de son secteur
• Assure la gestion logistique des BIT et la bonne tenue des locaux
• Assure la gestion de la documentation, en relation avec le pôle communication (stock, retour demande)
• Sous la responsabilité de la direction, gère les stocks des produits en vente et réalise les commandes si nécessaire
• Supervise la tenue des vitrines, présentoirs, affichage
• Est mandataire : gestion de la billetterie / gestion de la boutique
• Gère la E-réputation de ses B.I.T. et la communication des éventuels changements d’horaires
• Veille à la mise en application et la mise à jour régulière des procédures qualité

Mission n°2 : Accueil et information des visiteurs

• Répond à la demande du client dans le meilleur délai et donne une bonne image de l’OT/ du territoire/ de la destination
• Assure l’accueil physique et téléphonique du visiteur
• Réceptionne et répond aux demandes par mail / courrier postal
• Identifie la situation et la demande du client
• Recherche l’information souhaitée
• Réoriente les demandes si nécessaire
• Prescrit des services et donne des informations complémentaires à la demande initiale, pour assurer la promotion de la destination et susciter l’intérêt pour la destination/ le territoire

Mission n°3 : Collecte et traitement de l’information

• Est en mesure d’apporter une information actualisée la plus large possible pour répondre aux demandes des clients
• En collaboration avec le responsable Base de Données, collecte et traite l’information (base de données Informatique Tourinsoft) :
•  Collecte de l’information
•  Met à jour la base de données
• Assure le suivi des contenus
• Suit et analyse les statistiques
• Recherche de l’information (internet, presse, documentations, réseau, contacts ou visites socio-pro…)
• Analyse, traite et diffuse  l’information
• Actualise le fichier de clients et de prospects via la base de données 

Mission n°4 : Vente de produits et services

• Réalise des ventes de produits et de services en lien avec le territoire/destination
• Vente de produits et services divers
• Encaisse des produits et services vendus en tant que mandataire de l’office
• Gère la caisse
• Organise l’espace de vente
• Observe et analyse les attentes et les comportements des clients et transmet ces données aux services concernés 

Mission n°5 : Relations avec les socioprofessionnels locaux

• Fidélise et fédère les socioprofessionnels autour du projet touristique du territoire/destination. Donne une bonne image de la destination en mobilisant les socioprofessionnels dans une démarche d’accueil touristique de qualité
• Informe les socioprofessionnels sur les événements et les actions menées par l’OT
• Visite les adhérents et socioprofessionnels pour présenter le service de l’OT et connaître l’offre du partenaire
• Suit les hébergements disponibles

I. SAVOIRS ESSENTIELS DANS LE POSTE  (Connaissances)

• Bien connaître l’offre touristique locale, départementale et régionale
• Bien connaître l’offre évènementielle
• Maîtrise de deux langues étrangères au moins

II. SAVOIRS-FAIRE ESSENTIELS DANS LE POSTE (Savoir utiliser)

• Word/Excel
• Logiciel Tourinsoft (procédures écrites existantes)
• Internet
• Logiciel de caisse et d’encaissement

III. SAVOIRS-ETRE ESSENTIELS DANS LE POSTE (Comportements)

• Capacités managériales
• Est dynamique et force de proposition
• Est courtois et aimable
• Est un bon communiquant en internet et en externe
• Sait analyser et reformuler
• Se montre polyvalent, disponible et rigoureux
• Apprécie et aime le travail en équipe, est en mesure de créer une émulation

Conditions d’exercice du poste :

Lieu de travail :
Principal lieu de travail : BIT Narbonne et Narbonne-Plage en saison
Présence possible ponctuelle sur l’ensemble du territoire de compétence.

Temps de travail :
35 heures en moyenne par an, accord d’annualisation 1 600 heures par an.

Degré général d’autonomie :
Poste nécessitant une autonomie importante
Prise de décisions relatives à l’organisation de l’équipe des BIT

Rémunération et avantages : 
Echelon 2.1 de la convention.
Rémunération suivant grille de la convention collective des Offices de Tourisme.
Prime annuelle de fin d’année, mutuelle, prévoyance.

Contraintes spécifiques :
Travaille ponctuellement les jours fériés, les dimanches, en soirée , et hors les murs.
Permis B exigé, conduite de véhicules anciens.

Moyens / matériels :
Matériel bureautique, informatique, internet, téléphone

Conditions de sécurité :
Liées aux déplacements et l’utilisation des véhicules de l’OT

Langues :
Anglais, Allemand, Espagnol

Principales réglementations et procédures internes :
Règlement Intérieur
Code du travail
Convention collective et accord d’entreprise
Manuel Qualité – Office de Tourisme de la Côte du Midi

Merci d’adresser CV + lettre de motivation par mail à : a.conce@cotedumidi.com